1.23.- ORDENANÇA REGULADORA DE L’ADMINISTRACIÓ EN UN ENTORN ELECTRÒNIC

 

EXPOSICIÓ DE MOTIUS

El progressiu desenvolupament de les tecnologies de la informació i la comunicació està produint canvis en la manera de relacionar-se les diferents organitzacions, ja siguin privades o públiques. L’esmentat desenvolupament ha comportat l’aparició d’un nou entorn anomenat societat de la informació i del coneixement en les dues darreres dècades.

A aquest desenvolupament no ha estat aliè els diferents poders públics, i en particular els poders públics locals, sent l’ús intensiu dels esmentats mitjans per part dels poders públics el que es coneix com administració electrònica.

La introducció de les eines TIC en l’organització administrativa ha portat aquest darrers anys a posicionar les Administracions Públiques – i especialment les administracions locals, com administracions més properes a la ciutadania – en la direcció d’aprofundir en els principis que l’ordenament jurídic administratiu ha recollit tradicionalment : eficàcia i eficiència en l’actuació administrativa i de forma molt més rellevant en la transparència i millor servei a la ciutadania.

Amb aquesta finalitat, l’aprovació d’aquesta ordenança pretén garantir un ús efectiu de les eines electròniques per a millorar la actuació administrativa de l’Ajuntament de Cunit i els diferents serveis que té encomanats, facilitar les relacions amb la ciutadania, les empreses i d’altres administracions públiques i en definitiva, propiciar un millor exercici dels seus drets i deures.

La fonamentació jurídica d’aquesta ordenança la trobem en el mandat que a les diferents administracions públiques imposa l’art.103 del text Constitucional, en els principis que informen l’actuació de les administracions públiques recollits a l’art.3 de la Llei 30/92, de 26 de novembre, de Règim Jurídic de les Administracions Públiques, en les finalitats que recull l’art.2 de la Llei 26/2010, de 3 d’agost, de règim jurídics i procediment administratiu de les administracions públiques de Catalunya i els principis que recull l’art.6 de la llei 7/85, de 2 d’abril, de Bases de Règim local.

L’aprovació de la llei 11/2007, de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans als diferents serveis de les administracions públiques, va suposar el reconeixement d’una sèrie de drets als ciutadans que fins aleshores únicament comportaven recomanacions recollides a la Llei 30/92, i com a contrapartida la imposició d’una sèrie d’obligacions a les diferents administracions públiques per a la satisfacció dels esmentats drets, i en particular es reconeix el drets dels diferents ciutadans a relacionar-se amb les administracions públiques per mitjans electrònics, i l’obligació de les diferents administracions públiques de dotar-se dels mitjans necessaris per fer efectiu els esmentats drets.

En el marc de l’esmentada normativa, es va aprovar a Catalunya la Llei 29/2010 de l’ús dels mitjans electrònics en les administracions públiques a Catalunya, que pretén aprofundir en la modernització de les administracions públiques a Catalunya, mitjançant l’impuls del desenvolupament dels mitjans electrònics en les relacions entre les administracions públiques i els ciutadans i les relacions entre les diferents administracions públiques.

La present ordenança té per objecte la regulació de la utilització de les eines de la societat de la informació i el coneixement en les relacions juridicoadministratives entre els ciutadans i les ciutadanes i el conjunt de l’Administració municipal, incloent-hi la consulta de la informació administrativa, la de les dades en poder de l’Administració i la realització de tràmits i procediments per mitjans electrònics, assumint-se d’aquesta manera un compromís per part de la Corporació municipal de promoció de l’ús d’aquestes tecnologies i de la progressiva adequació de la organització municipal.

D’aquesta forma, l’Ordenança estableix el règim jurídic bàsic de l’Administració electrònica en l’Administració municipal, i en aquest procés d’incorporació dels mitjans electrònics, es posaran en marxa els components i els mòduls comuns de l’Administració electrònica mitjançant l’aprovació de la mateixa com son, el registre telemàtic, la seu electrònica, el taulell electrònic, i amb posterioritat l’arxiu electrònic.

Per últim, la present Ordenança i amb la finalitat de garantir una major agilitat en la tramitació dels procediments de pagament als diferents proveïdors i alhora permetrà un major control de les factures pendents de pagament, incorpora i desenvolupa les obligacions derivades de la Llei 25/2013, de 27 de desembre, d’impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures en el sector públic, protegint als diferents proveïdors facilitant la seva relació amb l’Administració municipal mitjançant la utilització de la factura electrònica i la seva tramitació telemàtica.

La present ordenança s’estructura en els següents títols i capítols :

-Títol Primer : Objecte, àmbit d’aplicació, drets i deures i principis generals

Capítol I : disposicions generals

Capítol II : drets i deures

Capítol III : principis generals

-Títol Segon : Règim Jurídic de l’Administració Electrònica

Capítol I : mitjans d’identificació, accés a la informació i presentació d’escrits per part dels ciutadans i ciutadanes.

Capítol II : seu electrònica

Capítol III : el registre electrònic

Capítol IV : taulell d’edictes electrònic

-Títol Tercer : Gestió electrònica dels procediments administratius

Capítol I : procediment electrònic

Capítol II : factura electrònica

Disposicions transitòries ( 6 )

-Disposicions finals ( 1 )

TITOL PRIMER.- OBJECTE, ÀMBIT D’APLICACIÓ, DRETS I DEURES I PRINCIPIS GENERALS

CAPILTOL PRIMER. DISPOSICIONS GENERALS

Article 1.- Objecte

1.1 Objecte general

La present ordenança regula la utilització dels mitjans electrònics en l’àmbit de l’Ajuntament de Cunit, amb la finalitat de garantir la satisfacció dels principis que informen l’actuació de les diferents administracions públiques determinats a l’art.103 del Text Constitucional, i en particular dels principis de proximitat a la ciutadania, transparència, eficàcia i eficiència.

  • Objecte específic

En particular, i per tal de satisfer els esmentat principis aquesta Ordenança te per objecte :

  1. garantir els drets i acomplir els deures que han de regir les relacions per mitjans electrònics dels ciutadans i les ciutadanes amb l’Ajuntament.
  2. fixar els principis generals per a l’impuls i el desenvolupament de l’Administració electrònica a l’Ajuntament.
  3. regular les condicions i els efectes jurídics de l’ús dels mitjans electrònics en la tramitació dels procediments administratius davant l’Ajuntament.

Article 2.- Àmbit subjectiu d’aplicació

2.1 Aquesta Ordenança serà d’aplicació a l’Ajuntament de Cunit i en el seu cas als diferents organismes autònoms i demés ens instrumentals que per a la prestació dels diferents serveis titularitat del mateix es puguin establir en el futur.

2.2 Així mateix serà objecte d’aplicació als ciutadans i ciutadanes, entenent com a tals persones físiques i jurídiques, quan utilitzin mitjans electrònics en les seves relacions amb la Corporació municipal.

Article 3- Àmbit objectiu d’aplicació

3.1 Aquesta ordenança serà objecte d’aplicació a les actuacions en les que participi l’Ajuntament que es duguin a terme per mitjans electrònics, i concretament a les següents :

  1. a) les relacions amb els ciutadans i ciutadanes que tinguin caràcter juridicadministratiu.
  2. b) la consulta per part dels ciutadans i les ciutadanes de la informació pública administrativa i de les dades administratives que estiguin en poder de l’Administració municipal.
  3. c) la realització dels tràmits i procediments administratius accessibles per via electrònica, de conformitat amb el que preveu la present ordenança.
  4. d) el tractament de la informació obtinguda per l’Administració municipal en l’exercici de les seves potestats i competències.

3.2 Els principis generals continguts en aquesta Ordenança seran aplicables a les comunicacions dels ciutadans i ciutadanes no sotmeses a l’ordenament jurídic administratiu, i de manera especial a la comunicació d’avisos i incidències, la presentació de reclamacions i queixes, la formulació de suggeriments, la realització de preguntes als òrgans municipals ( ple de la Corporació ) i les peticions i altres formes de participació, mentre no siguin objecte d’una regulació especifica.

CAPITOL SEGON. DRETS I DEURES

Article 4.- Drets dels ciutadans i ciutadanes en el marc de l’Administració electrònica

4.1 En el marc de l’accés i la utilització de l’Administració electrònica municipal, es reconeixen als ciutadans i ciutadanes els drets anunciats en la normativa bàsica estatal reguladora de la matèria, i en especial, els següents :

  1. a) dret a relacionar-se amb l’Ajuntament a traves dels mitjans electrònics, presentar documents, fer tràmits i procediments i, en general, exercir els drets i les facultats que els reconeix l’ordenament jurídic administratiu, amb total validesa i seguretat, excepte en els casos en els que una norma amb rang de llei estableixi la utilització d’un mitjà no electrònic.
  2. b) dret d’exigir de l’Ajuntament que se’ls adreci a través de mitjans electrònics i obtenir documents a través de formats electrònics.
  3. c) dret a no haver de presentar documents que es trobin en poder de l’Administració municipal o d’una altra Administració amb que es tingui un conveni d’intercanvi d’informació que no necessiti autorització del ciutadà o que, en cas de ser necessari, aquest autoritzi prèviament a obtenir-la.
  4. d) dret de gaudir de continguts electrònics de qualitat, accessibles, transparents i comprensibles.
  5. e) dret d’accedir a la informació administrativa, registres i arxius a través de mitjans electrònics.
  6. f) dret d’accedir i utilitzar els serveis de l’Administració electrònica per part dels ciutadans i ciutadanes amb necessitats especials.
  7. g) dret d’accedir i utilitzar els serveis de l’Administració electrònica amb independència de les eines tecnològiques emprades.
  8. h) dret a la confidencialitat i protecció de les seves dades personals i a la resta de drets que li concedeix la normativa de protecció de dades.
  9. i) dret a la conservació en format electrònic per part de l’Ajuntament de Cunit dels documents electrònics que formin part d’un expedient, d’acord amb el règim de conservació establert per la Comissió Nacional d’Accés i Avaluació i Tria Documental de Catalunya.

4.2 L’exercici dels esmentats drets es farà efectiu d’acord amb el que preveu la normativa bàsica estatal i autonòmica i el que disposa la present ordenança.

Article 5.- Deures dels ciutadans i les ciutadanes en el marc de les relacions administratives realitzades a través de mitjans electrònics

5.1 En el marc de la utilització dels mitjans electrònics en l’activitat administrativa i en les seves relacions amb l’Ajuntament, i per tal de garantir el bon funcionament i gestió de la informació, les comunicacions, els processos i les aplicacions de l’Administració electrònica, l’actuació dels ciutadans i ciutadanes ha d’estar presidida pels deures següents :

  1. a) deure d’utilitzar els serveis i procediments de l’Administració electrònica de bona fe i evitant-ne l’abús.
  2. b) deure de facilitar a l’Ajuntament, en l’àmbit de l’Administració electrònica, informació veraç, complerta i acurada, adequada a les finalitats per les quals es sol·licita.
  3. c) deure d’identificar-se en les relacions administratives per mitjans electrònics amb l’Ajuntament, quan aquestes així ho requereixin.
  4. d) deure de custodiar aquells elements identificatius personals i intransferibles utilitzats en les relacions administratives per mitjans electrònics.
  5. e) deure de respectar el dret a la privacitat, confidencialitat i seguretat i la resta de drets en matèria de protecció de dades.

5.2 L’Ajuntament vetllarà pel compliment d’aquest deures, en el marc d’allò previst a la normativa aplicable i a les previsions d’aquesta ordenança.

Article 6.- Consentiment per al tractament de les dades de caràcter personal

6.1 Sempre que es sol·liciti a la ciutadania dades de caràcter personal, s’inclourà en els formularis la informació prevista a l’art.5 de la llei orgànica 11/99 de protecció de dades de caràcter personal, i en particular informarà de la possibilitat de l’exercici del dret d’accés, rectificació i cancel·lació i l’òrgan administratiu davant del qual poden exercir-se els esmentats drets.

6.2 Els formularis en els que es sol·licitin dades de caràcter personal amb la finalitat de la tramitació i resolució d’un procediment administratiu o la provisió d’un determinat servei, inclouran el consentiment exprés de l’interessat per al tractament de les dades aportades amb aquesta finalitat. Quan per aquesta mateixa finalitat sigui necessari utilitzar dades que consten en fitxers de titularitat municipal o expedients administratius tramitats per la Corporació municipal i vinculats amb una altra finalitat, o bé obtenir dades d’altres administracions públiques, s’inclourà també el consentiment exprés de l’interessat per utilitzar i obtenir les dades de caràcter personal que resultin estrictament necessàries, especificant en tant en quan fos possible les comunicacions de les dades a realitzar. En tots aquests casos la signatura de l’interessat es considerarà garantia suficient del consentiment atorgat.

CAPITOL TERCER.- PRINCIPIS GENERALS

Article 7.- Principis rectors de l’administració electrònica en l’àmbit de l’administració municipal.

L’Ajuntament en el marc de la utilització dels mitjans electrònics en l’activitat administrativa, se subjecta als principis enunciats en la normativa bàsica estatal aplicable a l’accés electrònic dels ciutadans i les ciutadanes als serveis públics, que, per a l’àmbit d’aquesta Ordenança, es concreten en els enunciats d’aquest capítol.

Article 8.- Principis organitzatius de l’administració electrònica

Els principis generals que informen l’actuació municipal en quan a l’impuls de la utilització dels mitjans electrònics son els següents :

  1. a) Principi de servei al ciutadà

Impulsarà l’accés electrònic a la informació, els tràmits i els procediments administratius per tal de possibilitar la consecució més eficaç dels principis constitucionals de transparència administrativa, proximitat i servei als ciutadans i ciutadanes.

  1. b) Principi de simplificació administrativa

Aprofitarà l’eficiència que comporta la utilització de tècniques de l’administració electrònica, amb l’objectiu d’assolir una simplificació i integració dels processos, procediments i tràmits administratius, i de millorar el servei a la ciutadania.

  1. c) Principi d’impuls de mitjans electrònics

Impulsarà de manera preferent l’ús dels mitjans electrònics en el conjunt de les seves activitats i, en especial, en les relacions amb els ciutadans i les ciutadanes.

  1. d) Principi de neutralitat tecnològica

Garantirà la realització de les actuacions regulades en aquesta Ordenança, amb independència dels instruments tecnològics utilitzats, de manera que sigui la mateixa evolució tecnològica i l’adopció de les tecnologies dins de la societat les que determinin la utilització dels mitjans tecnològics que, a cada moment, siguin mes convenients.

  1. e) Principi de confidencialitat, seguretat i protecció de dades

En l’impuls de l’Administració electrònica, garantirà la protecció de la confidencialitat i seguretat de les dades dels ciutadans i ciutadanes, de conformitat amb els termes definits a la normativa sobre protecció de dades i a les altres normes d’aplicació.

  1. f) Principi de transparència

Facilitarà la màxima difusió, publicitat i transparència de la informació que consti en els seus arxius i de les actuacions administratives, de conformitat amb la resta de l’ordenament jurídic i amb els principis establerts en aquesta Ordenança.

  1. h) Principi de participació

Promourà l’ús dels mitjans electrònics en l’exercici dels drets de participació, en especial el dret de petició, els drets d’audiència i informació pública, la iniciativa ciutadana, les consultes i la presentació de queixes, reclamacions i suggeriments.

Article 8.- Principis generals de l’accés electrònic dels ciutadans i les ciutadanes al procediment administratiu.

La realització electrònica dels tràmits administratius en el marc de l’Ajuntament s’ha de regir pels principis generals següents:

  1. a) Principi de no discriminació per raó de l’ús de mitjans electrònics

L’ús dels mitjans electrònics no podrà comportar cap discriminació o perjudici per als ciutadans i les ciutadanes en les seves relacions amb l’Administració municipal.

  1. b) Principi de traçabilitat dels procediments i documents administratius

Durà a terme les accions necessàries per establir sistemes i procediments adequats i comprensibles de traçabilitat, que permetin als ciutadans i les ciutadanes conèixer en tot moment, i a través de mitjans electrònics, les informacions relatives a l’estat de tramitació i l’historial dels procediments i documents administratius.

  1. c) Principi d’intermodalitat de mitjans

En els termes previstos en aquesta Ordenança i les seves normes de desplegament, un procediment iniciat per un mitjà es podrà continuar per un altre de diferent, sempre que s’asseguri la integritat i seguretat jurídica del conjunt del procediment. els tràmits i els procediments accessibles per via electrònica es podran dur a terme pels canals i mitjans electrònics que determini l’Administració municipal.

  1. d) Principi de proporcionalitat

Garantirà que només s’exigiran les garanties i mesures de seguretat adequades a la naturalesa i les circumstàncies dels diferents tràmits i actuacions.

TITOL SEGON.- RÈGIM JURÍDIC DE L’ADMINISTRACIÓ ELECTRÒNICA

CAPITOL PRIMER.- MITJANS D’IDENTIFICACIÓ, ACCÉS A LA INFORMACIÓ I PRESENTACIÓ D’ESCRITS PER PART DELS CIUTADANS I LES CIUTADANES

Article 9.- Instruments d’identificació i acreditació de la voluntat dels ciutadans i les ciutadanes

9.1 L’administració municipal garantirà l’accés de la ciutadania als diferents serveis electrònics per qualsevol dels següents mitjans :

  1. a) les persones físiques podran utilitzar, en tot cas i amb caràcter universal, els sistemes de signatura electrònica incorporats al document nacional d’identitat. El règim d’utilització i efectes de la seva utilització es regirà per la seva normativa reguladora.
  2. b) sistemes de signatura electrònica basats en certificats digitals reconeguts, en tot cas, llevat que una norma especifica afegeixi requisits addicionals per a la identificació i l’acreditació de la voluntat dels ciutadans i ciutadanes.
  3. c) altres sistemes de signatura electrònica admesos legalment i que siguin adequats per garantir la identificació dels ciutadans i les ciutadanes i, si s’escau, l’autenticitat i integritat dels documents electrònics.
  4. d) d’altres sistemes d’identificació que siguin admesos per l’Ajuntament de Cunit, en els termes i condicions que en cada cas es determinin.

9.2 L’Ajuntament de Cunit publicarà en la seva seu electrònica la relació de sistemes de signatura electrònica o d’identificació admesos en les seves relacions amb els ciutadans i les ciutadanes.

Article 10.- Requisits d’identificació en l’accés dels ciutadans i les ciutadanes a la informació administrativa electrònica

10.1 En funció del caràcter de la informació a la que s’accedeix i de les característiques dels serveis oferts, i sempre de conformitat amb la legislació de protecció de dades de caràcter personal i al principi de proporcionalitat recollit a la llei 11/2007, els serveis prestats de forma electrònica, telemàtica i informàtica es classifiquen de conformitat amb els requisits d’accés en :

  1. a) serveis accessibles sense necessitat d’identificació
  2. b) serveis, prèvia justificació, que per al seu accés sigui necessari un usuari i contrasenya numèrica o alfanumèrica.
  3. c) serveis amb requisits de signatura electrònica avançada o reconeguda

10.2 Seran de lliure accés per als ciutadans i les ciutadanes, sense necessitat d’identificació, la informació següent :

  1. a) informació envers l’organització municipal i els serveis d’interès general
  2. b) consultes de disposicions generals i informació normativa
  3. c) informació inclosa al taulell d’anuncis electrònic
  4. d) publicacions oficials de l’Ajuntament
  5. e) expedients sotmesos a informació pública
  6. f) altre informació d’accés general

10.3 L’accés dels ciutadans i les ciutadanes a la resta d’informació administrativa electrònica es regirà per les regles establertes amb caràcter general per l’art.37 de la llei 30/92, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques, l’art.27 de la llei 26/2010 o aquelles que amb posterioritat es puguin dictar.

Per tal de garantir l’exercici acurat i no abusiu del dret de consulta descrit, caldrà que els ciutadans i les ciutadanes s’identifiquin a través dels mitjans electrònics que determini l’Ajuntament i que permetin deixar constància de la identitat de la persona sol·licitant i de la informació sol·licitada.

Per tal de garantir que el dret de consulta és exercit pels ciutadans i les ciutadanes que es troben legalment habilitats per fer-ho, els serveis municipals n’exigiran la identificació per mitjà de qualsevol procediment electrònic segur d’identificació establert a l’art.9.

Article 11.- Requisits d’identificació i d’acreditació de la voluntat dels ciutadans i ciutadanes en la presentació d’escrits.

11.1 La utilització de sistemes de signatura electrònica reconeguda basats en certificats digitals reconeguts serà requisit suficient per identificar i entendre acreditada la voluntat dels ciutadans i ciutadanes que presentin per via electrònica escrits en qualsevol procediment o tràmit, de conformitat amb el que preveu la present Ordenança.

11.2 L’Ajuntament podrà establir altres tipus de signatura electrònica o mitjans d’identificació que permetin garantir la seguretat i la integritat en la identificació i l’acreditació de la voluntat dels ciutadans i ciutadanes, atenent al següents criteris :

  1. a) les característiques dels canals electrònics que s’hagin habilitat per a la realització de tràmit.
  2. b) la proporcionalitat entre el requisit imposat i la transcendència que pugui tenir el tràmit en concret, en l’esfera jurídica de la ciutadania
  3. c) l’exigència formal de signatura, de l’escrit presentat pel ciutadà o la ciutadana, a la normativa de procediment administratiu general.
  4. d) el nivell de seguretat jurídica, en funció dels riscos associats a l’operativa
  5. e) la disponibilitat de la tecnologia i els seus recursos.

Aquests sistemes alternatius de signatura electrònica estaran determinats i a disposició dels ciutadans i ciutadanes en la seu electrònica.

11.3 Els escrits i els documents electrònics que presentin els ciutadans i ciutadanes hauran d’incorporar el mecanisme d’identificació i d’acreditació de la voluntat del ciutadà i la ciutadana que en cada cas es defineixi, de conformitat amb l’establert en els apartats 1er i 2on del present article.

11.4 De conformitat amb l’art.71 de la Llei 30/92, de 26 de novembre i normativa concordant, l’Ajuntament requerirà dels particulars l’esmena de qualsevol defecte formal ocasionat per la iniciació de tràmits i procediments per mitjans electrònics.

Article 12.- Identificació i acreditació de la voluntat dels òrgans administratius

12.1 L’Administració municipal podrà utilitzar per a la seva identificació electrònica i per a l’autenticació dels documents electrònics que produeixin els sistemes següents :

  1. a) sistemes de signatura electrònica basats en la utilització de certificats de dispositiu segur o un mitjà equivalent que permeti identificar la seu electrònica de l’Ajuntament i l’establiment de comunicacions segures
  2. b) sistemes de signatura electrònica reconeguda del personal al servei de l’Administració municipal.
  3. c) sistemes de signatura electrònica basats en certificats digitals de segell electrònic per a l’actuació administrativa automatitzada

CAPITOL SEGON. SEU ELECTRÒNICA

Article 13.- Definició de la seu electrònica

La seu electrònica de l’Ajuntament de Cunit es el lloc electrònic al que s’accedeix mitjançant l’adreça electrònica que l’Ajuntament de Cunit posa a disposició de la ciutadania per relacionar-se electrònicament amb l’Ajuntament i en el seu cas amb els ens instrumentals dependents del mateix, corresponent la titularitat, administració i gestió de la mateixa a l’Ajuntament de Cunit.

Per tant, es converteix en un instrument indispensable per a la creació d’un canal d’interacció entre l’Administració municipal i els ciutadans i ciutadanes en les seves relacions per mitjans electrònics.

Article 14.- Creació de la seu electrònica

14.1 S’estableix com a seu electrònica de l’Ajuntament de Cunit el lloc https://cunit.sedelectronica.es

14.2 La present Ordenança crea la seu electrònica de l’Ajuntament de Cunit, amb subjecció als principis de publicitat oficial, responsabilitat, qualitat, seguretat, disponibilitat, accessibilitat, neutralitat i interoperabilitat.

14.3 La titularitat, administració i gestió de la seu electrònica, com bé es determina a l’art.13 correspon a l’Ajuntament de Cunit en l’exercici de les seves competències. En tot cas es garantirà la identificació del titular de la seu.

14.4 Cas que ens supramunicipals o altres entitats, creats a tal efecte, no subjectes en l’àmbit d’aplicació d’aquesta Ordenança, prestin serveis a l’Ajuntament que necessàriament han de residenciar-se en una seu electrònica i el certificat de seu electrònica sigui propi de l’ens que presta el servei, l’Administració municipal pot reconèixer l’esmentada seu com a pròpia i autoritzarà l’esmentat certificat. L’aprovació correspon a l’Alcaldia de la Corporació o regidor en qui delegui, el qual n’autoritzarà el certificat. El decret d’Alcaldia es publicarà en la seu electrònica.

En la resta de supòsits, quan la seu electrònica contingui enllaços o vincles a llocs web, que correspongui la responsabilitat a d’altres administracions o persones físiques o jurídiques, l’Ajuntament de Cunit no serà responsable de la integritat, veracitat ni actualització de la informació que continguin els esmentats llocs.

Article 15.- Característiques de la seu electrònica

15.1 La publicació en la seu electrònica d’informacions i serveis, així com la tramitació dels procediments que en el seu cas es determinin, respectaran els principis d’accessibilitat i usabilitat, d’acord amb les normes establertes al respecte, estandars oberts, i en el seu cas d’altres que siguin d’ús generalitzat per a la ciutadania.

15.2 qualsevol contingut de la seu electrònica tindrà una adreça/URL que començarà necessàriament per https://cunit.sedelectronica.es

15.3 El manteniment de cadascun dels serveis i informació que conté la seu electrònica, de conformitat amb l’establert en la present Ordenança, serà competència de cadascuna de les àrees municipals.

Article 16. Contingut de la seu electrònica

16.1. A la seu electrònica municipal haurà de constar tota aquella informació que vingui determinada la seva inclusió per disposició legal o reglamentària

16.2 En particular, la seu electrònica de l’Ajuntament de Cunit disposarà del següent contingut mínim :

  1. a) àmbit d’aplicació de la seu electrònica
  2. b) organització de l’Ajuntament i les seves competències
  3. c) informació sobre els procediments que son d’interès per als ciutadans i ciutadanes i, en particular, els que fan referència als requisits jurídics i tècnics que estableix l’ordenament jurídic per als projectes, les actuacions o les sol·licituds; els procediments administratius que es tramiten, precisant-ne els terminis i el sentit del silenci; el perfil del contractant, les convocatòries i les resolucions d’ajuts i subvencions, l’accés i selecció de personal, entre d’altres.
  4. d) informació relativa als serveis públics que presta l’Ajuntament, incloent el seu reglament i forma de prestació.
  5. e) els mitjans electrònics que els ciutadans i les ciutadanes poden utilitzar en cada supòsit en l’exercici del seu dret a comunicar-se amb l’Ajuntament i per a la formulació de suggeriments i queixes.
  6. f) informació necessària per a la correcta utilització de la seu i relació de serveis disponibles
  7. g) relació de sistemes de signatura electrònica admesos.
  8. h) disposicions de creació i funcionament del registre telemàtic.
  9. i) els formats dels documents que s’admetran en el Registre electrònic
  10. j) relació actualitzada de les sol·licituds, els escrits i les comunicacions que poden presentar-se
  11. k) indicació de la data i hora oficial
  12. l) indicació dels dies que es consideren inhàbils

Ll) indicació dels models o sistemes electrònics de sol·licituds

m)les actes de les sessions del ple

  1. n) el llistat de carrers del municipi
  2. o) indicadors de transparència que permetin a la ciutadania conèixer la gestió de l’administració municipal.

16.3 La seu electrònica utilitzarà per identificar-se i garantir una comunicació segura a través de les xarxes de comunicacions electròniques, sistemes de signatura electrònica basats en certificats de seu electrònica, emmagatzemats en dispositiu segur de signatura electrònica o en un mitja equivalent.

L’ús del certificat de seu electrònica restarà limitat a la identificació de la seu, restant exclosa la seva utilització per a la signatura electrònica de documents i tràmits.

Article 17.- Operativitat de la seu electrònica

17.1 Els serveis de la seu electrònica de l’Ajuntament de Cunit estaran operatius les 24 hores del dia, tots els dies de l’any. En el cas que per raons tècniques la seu o algun dels seus serveis puguin no estar operatius, i la / las incidències siguin conegudes amb antelació, s’informarà dels mitjans de consulta alternatius disponibles.

En els supòsits d’interrupció sobrevinguda dels serveis com a conseqüència d’incidències imprevistes, l’Ajuntament de Cunit adoptarà les mesures tècniques que siguin necessàries per assegurar el restabliment del servei el més aviat possible.

17.2 Els sistemes d’informació que suporten la seu electrònica hauran de garantir la seguretat, disponibilitat i integritat de les informacions que manegen.

17.3 Tant en els supòsits d’interrupció prevista com sobrevinguda, l’Ajuntament de Cunit es dotarà d’un domini específic https://www.cunit.cat de caire informatiu, que dirigirà  ala ciutadania en les seves consultes i relacions de tramitació.

Article 18.- Informació sobre l’organització i els serveis d’interès generals

18.1 L’Ajuntament facilitarà per mitjans electrònics, i com a mínim a través de la seu electrònica, informació sobre :la seva organització i les seves competències

a)els procediments administratius que tramita, tot precisant-ne els requisits essencials i els terminis de resolució i notificació, com també el sentit del silenci.

b)la seva organització i competències

c)Les dades de localització, com ara l’adreça postal, el telèfon i el correu electrònic.

18.2 La informació facilitada farà constar l’òrgan administratiu proveïdor de la informació i les dades d’actualització.

18.3 Tanmateix, l’Ajuntament podrà facilitar per mitjans electrònics, a través de la web municipal corresponent, la informació i els recursos que estimi adients.

Article 19.- Informació administrativa

19.1 Es farà publica la següent informació administrativa mitjançant la seu electrònica, tot respectant la normativa de protecció de dades de caràcter personal:

  1. a) els acords del ple municipal.
  2. b) les ordenances i reglaments municipals
  3. c) el pressupost municipal i la seva memòria
  4. d) els instruments d’ordenació territorial i urbanística vigents
  5. e) els actes i procediments que son objecte del tràmit d’informació pública
  6. f) els procediments de contractació administrativa
  7. g) els procediments d’atorgament de subvencions i ajuts
  8. h) els procediments de selecció de personal
  9. i) els impresos i formularis dels tràmits i procediments municipals
  10. j) el compte general
  11. k) el compliment de l’establert a la normativa bàsica estatal en quan al nomenament de personal eventual
  12. l) tota aquella informació que s’estableixi amb posterioritat a l’entrada en vigor de la present ordenança, bé per decisió pròpia o bé perquè vingui establerta en la normativa aprovada.

CAPITOL TERCER. EL REGISTRE ELECTRÒNIC

Article 20.- Creació del registre electrònic

De conformitat amb els art.24.1 i 15 de la llei 11/2007, de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans al serveis públics, i l’art.49 de la llei 7/85, de 2 d’abril, de bases de règim local, mitjançant aquesta Ordenança es crea i regula el funcionament del Registre Electrònic de l’Ajuntament de Cunit, de conformitat amb les següents normes :

  1. el registre electrònic tindrà caràcter voluntari, a excepció dels supòsits d’utilització obligatòria establerts per llei o norma reglamentària amb els requisits establerts per l’art.27.6 de la llei 11/2007, de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans al serveis públics.
  2. En el registre electrònic es podran presentar sol·licituds, escrits o comunicacions relatius als procediments i assumptes que siguin competència de l’Administració municipal.
  3. El registre electrònic restarà habilitat per a la presentació de sol·licituds i documents i la sortida de documents electrònics. La data d’entrada i/o sortida s’acreditarà mitjançant un servei de consignació electrònica.
  4. En la seu electrònica, des de la que s’accedirà al Registre, s’especificaran la relació actualitzada de les sol·licituds, escrits i comunicacions que poden presentar-se i es donarà la corresponent publicitat per al seu coneixement general. Qualsevol escrit, sol·licitud o comunicació que l’interessat presenti no relacionat amb els procediments especificats a la seu electrònica no produirà cap efecte i es tindrà per no presentat. Aquesta circumstància es comunicarà al ciutadà o ciutadana per si considera adient utilitzar qualsevol altre de les formes de presentació d’escrits que preveu la legislació de procediment administratiu comú.
  5. Juntament amb les sol·licituds, escrits i comunicacions es podran presentar documents en format electrònic que complementin les mateixes. Aquest documents hauran de complir els estàndards de format i requisits de seguretat contemplats en les Normes Tècniques dels Esquemes Nacionals d’Interoperabilitat i Seguretat.
  6. els formats de documents que s’admetran en el Registre electrònic es publicaran a la seu electrònica corresponent, vetllant per la neutralitat tecnològica.

Article 21.- Còmput de terminis

21.1 El Registre electrònic de l’Ajuntament es regirà als efectes de còmput de terminis, per la data i hora oficial de la seu electrònica, que comptarà amb les mesures de seguretat adients per garantir la seva integritat i figurar de manera visible. Es sincronitzarà amb l’hora oficial, amb una precisió i desfase que garanteixi la certesa dels terminis establerts en el tràmit administratiu que correspongui.

21.2 El registre electrònic restarà a disposició dels ciutadans i ciutadanes les 24 hores del dia i els 365 dies de l’any, excepte les interrupcions que siguin necessàries per raons tècniques. En aquelles situacions extraordinàries que tinguin el seu origen en una interrupció del servei, s’aplicarà el disposat a la llei 30/92, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques, pugen l’interessat comunicar aquesta circumstància a l’òrgan instructor de l’expedient en qüestió, qui, de conformitat amb els informes i proves aportades, adoptarà motivadament les mesures adients.

21.3 Als efectes del còmput dels terminis fixats en dies hàbils o naturals, i pel que fa referència al compliment dels terminis pels interessats, s’actuarà de la següent manera:

– la data i hora de referència seran els vigents en el moment de la recepció o sortida de la corresponent sol·licitud, escrit o comunicació, en o des del sistema d’informació que doni suport al registre.

– l’entrada de sol·licituds, escrits o comunicacions rebudes en dies inhàbils s’entendran efectuats en la primera hora del dia hàbil següent. A aquests efectes, constarà en l’assentament d’entrada corresponent la data i hora en que efectivament s’ha rebut la sol·licitud, escrit o comunicació presentada, però s’indicarà en el missatge de confirmació les zero hores i un minut del següent dia hàbil.

– es podrà donar sortida, mitjançant el Registre electrònic, a escrits o comunicacions resultants d’actuacions administratives automatitzades en dia inhàbil.

21.4 Es consideraran dies inhàbils, als efectes dels Registre electrònic de l’Administració municipal, els establerts com a dies festius en el calendari oficial de les festes laborals de la Comunitat Autònoma de Catalunya i de festes locals de Cunit. Aquest calendari restarà publicat a la seu electrònica.

Article 22.- Règim de funcionament

22.1 En aquells supòsits en els que es detectin anomalies de tipus tècnic en la recepció electrònica del document, aquesta circumstància haurà de ser posada en coneixement del presentador del document per part del propi sistema, mitjançant el corresponent missatge d’error, amb la finalitat de que li consti que no s’ha produït vàlidament la presentació.

22.2 El Registre electrònic de recepció de documents emetrà automàticament un justificant de la recepció de la sol·licitud presentada, al que es podrà accedir, consultar i imprimir des de la pròpia seu, autenticant les dades de registre que se li assignen, dades que com a mínim seran les següents : número d’anotació, descripció de l’assumpte, documents presentats, data i hora.

22.3 El Registre electrònic de sortida de documents, practicarà un assentament de sortida per cada document electrònic que sigui remès, en el que es farà constar : el número de referència o registre, la data i hora d’emissió, l’òrgan de procedència, el destinatari, extracte del contingut, i en el seu cas, número de referència de l’assentament d’entrada o de l’expedient.

22.4 Quan per raons tècniques es prevegi que el registre electrònic no estarà operatiu, s’haurà d’informar d’aquesta circumstància als ciutadans amb la màxima antelació possible i mentre es perllongui l’esmentada situació. Aquesta informació es publicarà a la seu electrònica.

22.5 L’Administració municipal podrà eliminar aquells documents que suposin un risc per a la seguretat del sistema. En aquest cas, no es tindrà per presentat el document, comunicant aquesta circumstància a la persona interessada.

Article 23.- Presentació de documents electrònics en forma presencial

23.1 S’admetrà la presentació de documents electrònics en el registre presencial, sempre que s’entreguin en un mitjà d’emmagatzematge generalment utilitzat i que siguin fàcilment localitzables en el mateix.

23.2  El personal municipal, que rebi els documents procedirà a la presentació dels mateixos utilitzant l’aplicació del registre. quan sigui necessària la signatura del document de presentació, el presentant, si disposa de mitjans d’identificació i autentificació, realitzarà la presentació per si mateix utilitzant l’aplicatiu del registre.

23.3 Pel que fa a la compulsa electrònica de documents electrònics, quan el presentant presenti una còpia electrònica de document autèntic i aporti el document original en suport paper o còpia autentica de l’original, la compulsa es farà a través d’un procediment de digitalització segur, que inclogui la signatura del Secretari/Secretaria de la Corporació o personal en qui delegui que hagi realitzat la compulsa i que garanteixi la integritat i l’autenticitat de la còpia. Els documents compulsats electrònicament tindran la consideració de còpies autèntiques, als efectes que preveu l’art.46 de la llei 30/92, de 26 de novembre.

Article 24.- Presentació de documents en suport paper

Quan es presentin en el registre documents en suport paper, el personal del mateix realitzarà còpies autèntiques en la forma determinada a l’apartat tercer de l’article anterior i procedirà a la presentació de les mateixes mitjançant l’aplicatiu del Registre.

CAPITOL QUART. TAULELL D’EDICTES ELECTRÒNIC

Article 25.- Taulell d’edictes electrònic

25.1 Amb la present Ordenança es crea el taulell d’anuncis electrònic, que permetrà l’accés per mitjans electrònics a la informació, que de conformitat amb una norma jurídica ja amb rang legal ja reglamentaria  o resolució judicial, s’hagi de publicar o notificar mitjançant edictes.

25.2 La publicació en el taulell d’anuncis electrònic substituirà o complementarà la publicació que s’hagi de realitzar al taulell d’anuncis municipal.

25.3 El taulell d’anuncis electrònic es publicarà a la seu electrònica municipal, no sent necessari cap mecanisme d’identificació per accedir a la informació que conté el taulell d’anuncis electrònic.

25.4 El taulell d’anuncis disposarà dels sistemes i mecanismes que garanteixin l’autenticitat, la integritat i la disponibilitat del contingut, en els termes previstos a l’art.45.5 de la Llei 30/92 i el que preveu l’art.46.4 de la llei 26/2010.

25.5 El tauler d’anuncis electrònic estarà disponible les 24 hores i els 365 dies de l’any mitjançant la seu electrònica. Quan per raons tècniques es prevegi que el taulell d’anuncis electrònics no estigui operatiu, es comunicarà als interessats amb la màxima antelació possible, indicant quins son els mitjans alternatius de consulta que estiguin disponibles.

Article 26.- Publicitat oficial

La difusió d’informació per mitjans electrònics no substitueix la publicitat de disposicions normatives i actes que hagin de ser publicats en diaris oficials de conformitat amb la legislació vigent. No obstant, la difusió d’informació i documentació per mitjans electrònics pot completar la publicació realitzada en diaris oficials, en aquells supòsits en els que per la limitació dels esmentats mitjans, no sigui obligatori publicar el contingut complert de la disposició normativa o l’acte en el diari oficial corresponent.

TITOL TERCER. GESTIÓ ELECTRONICA DELS PROCEDIMENTS ADMINISTRATIUS

CAPITOL PRIMER. PROCEDIMENT ELECTRÒNIC

Article 27.- Procediments tramitats per via electrònica

27.1 L’Administració municipal garanteix, en relació als tràmits i procediments la tramitació dels quals es faci per mitjans electrònics, l’exercici del dret a relacionar-s’hi per mitjans electrònics i la resta de drets previstos en l’art.4 de la present Ordenança.

27.2 Per mitja dels tràmits i els procediments esmentats a l’apartat anterior, es podrà demanar informació, fer consultes, formular sol·licituds, presentar pretensions, practicar al·legacions, oposar-se a les resolucions i actes administratius, i en general, exercir els drets i les facultats que reconeix l’ordenament jurídic administratiu.

27.3 En el marc de la legislació vigent i dels principis d’aquesta Ordenança, mitjançant un decret d’Alcaldia que s’incorporarà a la seu electrònica de l’Ajuntament, es podran determinar els supòsits i les condicions en que serà obligatori comunicar-se amb l’Administració municipal a través de mitjans electrònics, quan els interessats siguin persones jurídiques o col·lectius de persones físiques que, per raons de capacitat econòmica o tècnica, dedicació professional o altres motius acreditats, tinguin garantits l’accés als mitjans tecnològics adequats i la disponibilitat d’aquests mitjans.

Article 28.- Iniciació

28.1 En les condicions establertes en aquesta Ordenança, els procediments administratius només es podran iniciar a instància de part a través de mitjans electrònics, mitjançant la presentació de sol·licitud al Registre electrònic regulat en aquesta Ordenança.

A aquests efectes, l’Ajuntament posarà a disposició dels interessats els corresponents models o sistemes electrònics de sol·licituds, que hauran de ser accessibles sense mes restriccions que les derivades de la utilització dels estàndards d’interoperabilitat legalment establerts. Per als tràmits i procediments per als quals no s’hagi establert un model o sistema electrònic de sol·licitud especifica, l’Administració municipal s’obliga expressament a posar a disposició dels interessats un model o sistema electrònic de sol·licitud genèric.

28.2 Quan utilitzin els models i les sol·licituds electròniques a que fa referència l’apartat anterior, els ciutadans i les ciutadanes hauran d’utilitzar la signatura electrònica reconeguda o qualsevol altre mecanisme d’identificació i d’acreditació de la voluntat que s’estableixi de conformitat amb aquesta Ordenança, i amb el que preveu l’art.70 de la Llei 30/92, de 26 de novembre, i l’art.49 de la Llei 26/2010.

No obstant això, quan s’utilitzi el model o sistema electrònic de sol·licitud genèric descrit a l’apartat anterior, el ciutadà o ciutadana haurà d’utilitzar, almenys, la signatura electrònica avançada basada en un certificat reconegut.

Article 29.- Exigència i acreditació de representació

29.1 Els ciutadans i ciutadanes podran actuar per mitjà de representants en els procediments i tràmits administratius que es facin davant de l’Administració municipal per mitjans electrònics, d’acord amb el que preveu la legislació general i aquesta Ordenança. En aquests supòsits la validesa de les actuacions realitzades estarà subjecte a l’acreditació de la representació en aquells casos en els quals així ho estableixi la legislació general; per als actes i gestions de mer tràmit aquesta representació es presumirà.

29.2 Els procediments d’acreditació de la representació, quan es facin actuacions per mitjans electrònics, es podrà dur a terme mitjançant qualsevol dels procediments alternatius següents :

  1. a) mitjançant la presentació d’apoderaments en suport electrònic
  2. b) mitjançant els certificats de signatura electrònica que incloguin la relació de representació i que siguin acceptats per l’Administració municipal, de conformitat amb aquesta Ordenança.
  3. c) mitjançant la declaració de l’apoderament del representant i la posterior comprovació de la representació als registres de l’Administració municipal o d’altres administracions amb les que la Corporació municipal hagi signat un conveni de col·laboració.
  4. d) qualsevol altre sistema d’acreditació de la representació que habiliti l’Administració municipal en el marc de les lleis o d’aquesta Ordenança.

29.3 Quan el procediment ho permeti i es consideri convenient, l’Administració municipal podrà, en qualsevol moment, demanar a l’apoderat o apoderada la justificació de l’apoderament.

Article 30.- Tramitació per via electrònica dels procediments

30.1 Els programes, les aplicacions i els sistemes d’informació que en cada cas s’utilitzin per a la realització per mitjans electrònics dels tràmits administratius hauran de garantir el control dels terminis, la constància de la data i hora i la identificació dels càrrecs o llocs de treball responsables de les actuacions, a banda del respecte a l’ordre de tramitació dels procediments. La implementació i ús de programes, aplicacions i sistemes d’informació que permetin la realització de tràmits i la creació de documents electrònics s’aprovaran i regularan prèviament mitjançant un decret d’Alcaldia, previ informe de la Secretaria General de la Corporació, del responsable del departament afectat i del responsable que tingui assignada la competència en matèria informàtica.

30.2 La persona interessada, amb la identificació prèvia, podrà sol·licitar i obtenir informació almenys sobre l’estat de la tramitació dels procediments administratius gestionats electrònicament en la seva totalitat, d’acord amb les condicions del servei d’accés restringit establert a aquest efecte. La informació sobre l’estat de la tramitació del procediment contindrà la relació d’actes de tràmit realitzats, amb indicació del seu contingut, així com la data en què es van dictar.

30.3 L’Administració municipal podrà remetre a la persona interessada avisos sobre l’estat de la tramitació a les adreces electròniques de contracte que aquesta li hagi indicat.

Article 31.- Presentació de documents i declaració responsable

31.1 No caldrà aportar documents que estiguin en poder de l’Administració municipal o d’una altre Administració amb la qual es tingui un conveni d’intercanvi d’informació que no necessiti autorització del ciutadà o que, en cas de ser necessari, aquest ho autoritzi prèviament a obtenir-la. L’exercici d’aquest dret es farà d’acord amb la normativa aplicable a cada procediment, i amb la normativa aplicable a la protecció de dades de caràcter personal.

31.2 L’Ajuntament, en tant en quant no contravingui l’establert imperativament per la normativa objecte d’aplicació, promourà la substitució de l’aportació de documents acreditatius del compliment dels requisits per una declaració responsable de la persona interessada que expressi la concurrència dels requisits esmentats i el compromís d’aportar els justificants, en cas de ser requerits. L’efectiva substitució requerirà la seva prèvia aprovació per l’òrgan municipal competent, mitjançant el procediment legalment establert.

31.3 La comprovació de la informació continguda en les esmentades declaracions es podrà efectuar en els registres de l’Ajuntament o en els d’altres administracions o entitats amb les que es tingui signat un conveni de col·laboració.

Article 32.-  Certificats administratius electrònics

32.1.- D’acord amb els principis de simplicitat administrativa i interoperabilitat entre administracions, l’Ajuntament promourà l’eliminació de certificats i, en general, de documents en paper, que se substituiran, sempre que es pugui, per certificats i documents electrònics.

En el cas de certificats electrònics i documents electrònics, la seva expedició, el seu tractament i els seus efectes es regiran pel que disposa aquesta Ordenança, amb subjecció estricta a la normativa de protecció de dades de caràcter personal, així com a la resta de la normativa aplicable al procediment administratiu.

32.2.- L’Administració municipal es compromet a facilitar l’accés d’altres administracions públiques a les dades relatives als interessats que estiguin en el seu poder i es trobin en suport electrònic. En tot cas, s’establiran les màximes garanties de seguretat, integritat i disponibilitat, de conformitat amb el que disposa la normativa aplicable a la protecció de dades de caràcter personal.

32.3.- En el marc dels principis regulats en aquesta Ordenança, es promourà l’establiment de convenis amb les entitats públiques o privades, tant emissores com receptores de certificats o documents administratius, per tal de simplificar l’obtenció, la transmissió i, si s’escau, la convalidació de documents o certificats electrònics per transmissions de dades.

32.4.- L’Ajuntament podrà establir els mecanismes necessaris per a l’elaboració de certificats administratius electrònics, que tindran els mateixos efectes que els expedits en suport paper. El contingut d’aquests es podrà imprimir en suport paper i la signatura manuscrita se substituirà per un codi de verificació generat electrònicament, que permetrà de comprovar-ne l’autenticitat accedint telemàticament als arxius de l’òrgan o organisme emissor. L’Ajuntament emetrà certificats electrònics sobre les dades que figuren en poder seu, a petició dels ciutadans i les ciutadanes.

32.5.- Els ciutadans i les ciutadanes, en substitució dels certificats en paper, podran presentar certificats en suport electrònic d’altres administracions, obtinguts telemàticament o bé mitjançant la compulsa electrònica del certificat en paper.

Article 33.- Compulses electròniques i trasllat de documents en suport paper

33.1.- La compulsa electrònica de documents electrònics i en suport paper es farà a través d’un procediment de digitalització segur, que inclogui, en el termes de l’article 12 d’aquesta Ordenança, la signatura electrònica del/la Secretari/a General o personal en qui delegui, que hagi  realitzat la compulsa i que garanteixi l’autenticitat i la integritat de la còpia. Els documents compulsats electrònicament tindran la consideració de còpies autèntiques, als efectes del que preveu l’article 46 de la Llei 30/1992.

33.2.- La incorporació, en el seu cas, de documents en suport paper als tràmits i procediments administratius que es tramitin per via electrònica es farà mitjançant la compulsa electrònica dels documents en suport paper.

33.3.- Quan un procediment iniciat electrònicament no es tramiti totalment en suport electrònic, l’òrgan competent procedirà a la reproducció en suport paper de les sol•licituds, comunicacions o altres documents electrònics, mitjançant compulsa, per tal de continuar la tramitació de l’expedient. En tot cas, l’Administració municipal conservarà en suport electrònic els documents electrònics.

33.4.- En el trasllat de documents electrònics a còpies en suport paper, es farà constar la diligència de la Secretaria General o personal en qui delegui que acrediti la correspondència i l’exactitud amb el document original electrònic, mitjançant la compulsa. Aquests documents tindran la consideració de còpies autèntiques, als efectes del que preveu l’article 46 de la Llei 30/1992.

Article 34.- Expedient electrònic

34.1.- L’expedient electrònic és el conjunt de documents electrònics corresponents a un procediment administratiu, sigui quin sigui el tipus d’informació que continguin.

34.2.- La foliació dels expedients electrònics es durà a terme mitjançant un índex electrònic, firmat pel responsable administratiu que el tramiti, segons que correspongui. Aquest índex garantirà la integritat de l’expedient electrònic i en permetrà la recuperació sempre que calgui. És admissible que un mateix document formi part de diferents expedients electrònics.

34.3.- L’accés als expedients podrà ser substituït a tots els efectes per la posada a disposició de l’expedient electrònic, del qual la persona interessada té dret a obtenir una còpia, de conformitat amb les previsions d’aquesta Ordenança i la normativa aplicable.

Article 35.- Acabament

35.1.- Els procediments que es tramitin i s’acabin en suport electrònic garantiran la identificació i l’exercici de la competència per part de l’òrgan que en cada cas estigui reconegut com a competent.

35.2.- L’acte o resolució que posi fi a un procediment electrònic haurà de complir els requisits que preveu l’article 89 de la Llei 30/1992, i anar acompanyada dels sistemes de signatura electrònica previstos en aquesta Ordenança, així com dels mitjans electrònics per a la interposició dels corresponents recursos.

35.3.- El trasllat de documents electrònics, incloent-hi els que han de figurar als llibres de resolucions i als llibres d’actes, mentre aquests no tinguin el format en suport electrònic, es farà d’acord amb el procediment de compulsa previst en aquesta Ordenança.

Article 36.- La notificació per mitjans electrònics

36.1.- La notificació es practicarà utilitzant mitjans electrònics quan la persona interessada hagi assenyalat aquests mitjans com a preferents o expressi el seu consentiment a la seva utilització, en qualsevol dels procediments administratius tramitats.

36.2.- L’acceptació dels interessats podrà tenir caràcter general per a tots els tràmits que els relacionin amb l’Ajuntament municipal o per a un o diversos tràmits, segons el que s’hagi manifestat.

36.3.- Per a l’eficàcia del que es disposa en aquest article, tota persona interessada que manifesti la seva voluntat de ser notificada per mitjans electrònics haurà de disposar d’una adreça electrònica, que podrà ser proveïda per l’Ajuntament, que compleixi els requisits legalment previstos.

36.4.- L’adreça electrònica tindrà vigència indefinida com a adreça vàlida als efectes de notificació, excepte en els supòsits que la persona titular en sol•liciti la revocació o modificació, per defunció de la persona física o extinció de la personalitat jurídica, quan una resolució administrativa o judicial ho ordeni o pel transcurs de tres anys sense que s’utilitzi per a la pràctica de les notificacions. En aquest cas, es comunicarà a la persona interessada per tal que pugui expressar el seu interès a mantenir-la activa; en cas contrari, s’inhabilitarà l’adreça electrònica.

34.5.- La notificació s’entendrà practicada a tots els efectes legals en el moment que es produeixi l’accés al seu contingut a l’adreça electrònica. El sistema de notificació acredita la data i hora de posada a disposició de la notificació a l’adreça electrònica de la persona interessada i la data i hora d’accés al contingut de l’acte notificat per part del ciutadà o ciutadana, així com qualsevol causa tècnica que impossibiliti alguna de les circumstàncies anteriors.

34.6.- Durant la tramitació dels procediments, la persona interessada podrà requerir a l’òrgan o entitat corresponents que les notificacions successives no es practiquin per mitjans electrònics.

En aquest cas, caldrà fer servir qualsevol altre mitjà admès per l’article 59 de la Llei 30/1992. Aquesta opció de la persona interessada no enervarà el dret de l’Administració a utilitzar aquest mitjà de notificació quan la utilització de la resta de mitjans legalment previstos resulti infructuosa.

36.7.- L’accés electrònic per part de les persones interessades al contingut de les actuacions administratives corresponents tindrà els efectes propis de la notificació per compareixença, sempre que quedi constància d’aquest accés.

Article 37.- Catàleg de tràmits i procediments

37.1 Els tràmits i procediments accessibles en cada moment per via electrònica s’inclouran, als efectes d’informació als ciutadans i les ciutadanes, en el corresponent catàleg, mitjançant un decret d’Alcaldia o regidor en qui delegui, que s’incorporarà  ala seu electrònica, previ informe de la Secretaria General de la Corporació, del responsable del departament afectat i del responsable que tingui assignada la competència en matèria informàtica.

Article 38.- Arxiu electrònic de documents

38.1 L’administració municipal podrà arxivar per mitjans electrònics tots el documents que es produeixin en l’exercici de les seves funcions, de manera que es compleixi l’establer a l’art.45 de la llei 30/92, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques  i l’establer a la llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents.

38.2 Els documents s’hauran de dipositar en un repositori segur de documents electrònics, el qual haurà de garantir al llarg del temps l’autenticitat, la fiabilitat i la integritat dels seus continguts, així com la seva recuperació i visualització.

38.3 La reproducció en suport electrònic de documents en suport paper es farà de conformitat amb el procediment de compulsa previst en aquesta Ordenança. En els supòsits de documents emesos originàriament en paper, dels quals s’hagin efectuat còpies autèntiques, es podrà procedir a la destrucció dels originals, en els termes i amb les condicions que s’estableixin de conformitat amb la normativa aplicable.

Article 39.- Preservació i accés als registres i arxius electrònics

La preservació i l’accés als documents emmagatzemats en mitjans electrònics es regirà per les mateixes disposicions que ho regulen per als documents en suport paper, d’acord amb el que s’estableix en l’àmbit del procediment administratiu, dels arxius i documents i de la protecció de la confidencialitat i privacitat de dades.

CAPITOL SEGON. FACTURA ELECTRÒNICA

Article 40.- Definició

La factura electrònica es l’equivalent funcional de la factura en paper, i consisteix en la transmissió de les factures o documents anàlegs entre un emissor i un receptor per mitjans electrònics ( fitxers informàtics ) i telemàtics ( d’un ordinador a un altre ), firmats digitalment amb certificats reconeguts.

Article 41.- Utilització de la factura electrònica com a mitja d’interrelació amb l’Administració municipal en les relacions econòmiques.

41.1 Restaran obligats a l’ús de la factura electrònica i la seva presentació en les relacions econòmiques que mantinguin amb l’Administració municipal els següents proveïdors de conformitat amb la normativa bàsica estatal a partir del dia 15 de gener de 2015 :

  1. a) societats anònimes
  2. b) societats limitades
  3. c) persones jurídiques i entitats sense personalitat jurídica que no tinguin nacionalitat espanyola
  4. d) establiments permanents i sucursals d’entitats no residents en territori nacional en els termes que estableixi la normativa tributària
  5. e) unions temporals d’empreses
  6. f) agrupacions d’interès econòmic, agrupacions d’interès econòmic europeu, fons de pensions, fons d’inversions, fons d’utilització d’actius, fons de regularització del mercat immobiliari o fons de garantia d’inversions.

No obstant, restaran excloses de l’esmentada obligació les factures quin import sigui fins a 5.000 euros de conformitat amb l’establert a l’art.4 de la llei 25/2013.

41.2 Pel que fa a la resta de proveïdors podran expedir i trametre la corresponent factura electrònica en les relacions econòmiques que mantinguin amb la Corporació municipal.

41.3 els proveïdors resten obligats a presentar les factures en un termini màxim de trenta dies des de la data del lliurament efectiu de les mercaderies o de la prestació dels corresponents serveis.

Article 42.- Autenticitat i integritat de la factura electrònica

42.1 L’autenticitat del seu origen i la integritat del seu contingut quedaran garantits mitjançant la utilització de signatura electrònica avançada basada en un certificat reconegut, requisit indispensable per a la emissió i presentació de la factura electrònica.

42.2 També s’admetrà el segell electrònic basat en un certificat reconegut per garantir l’autenticitat del seu origen i la integritat del seu contingut que reuneixi els requisits establert a l’article 5.2 de la Llei 25/2013, de 27 de desembre, d’impuls de la factura electrònica i creació d’un registre comptable de factures en el sector públic.

Article 43.- Requisits de la factura electrònica

Seran requisits indispensables que hauran de constar en la factura electrònica els següents :

  • estar escrites en el llenguatge informàtic facturae 3.2 o 3.2.1
  • estar signades electrònicament en els termes disposats en l’art.42 de la present Ordenança
  • indicació en la factura del codi corresponent a la oficina comptable, òrgan gestor i unitat tramitadora ( els esmentats codis constaran a la seu electrònica sens perjudici de la seva constància en el punt general d’entrades )

Article 44.- Presentació de la factura electrònica

44.1 La factura electrònica haurà de presentar-se en el punt general d’entrada bé de la pròpia Corporació municipal, bé en el punt general de l’Administració de l’Estat, Autonòmica o Local als que s’hagi adherit la Corporació municipal.

Un cop creat i instal·lat el punt general d’entrades de factures o bé l’adhesió municipal al punt general estatal, autonòmic o local es donarà publicitat i difusió de l’esmentat punt general en la seu electrònica municipal de conformitat amb la D.A. Sisena de la Llei 25/2013.

44.2 L’esmentat punt general proporcionarà un servei automàtic de posada a disposició o de remissió electrònica de les mateixes a la oficina comptable municipal per al seu registre en el corresponent registre comptable de factures.

44.3 El punt general d’entrada de factures permetrà en tot cas al proveïdor, conèixer l’estat de la tramitació de l’esmentada factura.

DISPOSICIONS TRANSITÒRIES

Primera.- Procediments en curs

Aquesta Ordenança no s’aplicarà als procediments iniciats amb anterioritat a la seva entrada en vigor

Segona.- Seu electrònica

1.- La seu electrònica entrarà en funcionament un cop aprovada i entri en vigor la present Ordenança de creació i regulació de la seu en el seu capítol segon del Títol segon.

2.- La totalitat del contingut de la seu electrònica que estableix la present Ordenança no estarà disponible inicialment, i s’acabarà de completar quan es disposi de la totalitat de la informació i dels sistemes i tecnologies corresponents.

Tercera.- Registre electrònic

El registre electrònic entrarà en funcionament un cop aprovada i entri en vigor la present Ordenança de creació i regulació del registre electrònic en el seu capítol tercer del Títol segon.

Quarta.- Arxiu electrònic

1.- L’arxiu electrònic entrarà en funcionament quan s’aprovi la disposició que en reguli l’organització, i s’hagin posat en marxa els sistemes i tecnologies corresponents.

2.- La norma de posada en funcionament de l’arxiu electrònic determinarà els seus requisits i funcionament, i restarà publicada a la seu electrònica.

Cinquena.- Taulell d’anuncis electrònic

El taulell d’anuncis electrònic entrarà en funcionament un cop aprovada i entri en vigor la present Ordenança de creació i regulació del taulell d’anuncis electrònic en el seu capítol quart del Títol segon.

Sisena.- Procediments electrònics

La utilització dels procediments electrònics s’anirà estenent i generalitzant de manera progressiva en la mesura que l’Administració municipal posi en marxa els sistemes i tecnologies corresponents. Tanmateix podran coexistir dins d’un mateix expedients documents en paper i electrònics.

Setena. Progressivitat

1.- La incorporació i desplegament dels mitjans electrònics en l’actuació de l’Ajuntament serà progressiva i resultat d’un procés de redisseny funcional, racionalització i simplificació normativa i administrativa. Aquest procés serà suportat amb el desenvolupament d’aplicacions, eines i serveis electrònics, sempre valorant la incorporació dels mitjans electrònics i la viabilitat econòmica, la seguretat de la informació i la protecció de dades de caràcter personal.

2.- A partir de la entrada en vigor de present Ordenança, i tenint en compte el disposat a l’apartat primer, qualsevol regulació que s’efectuï de nous procediments i tràmits administratius, o modificació dels existents, haurà de preveure la possibilitat de la seva tramitació per mitjans electrònics i s’ajustarà a les condicions i als requisits previstos en aquesta Ordenança.

DISPOSICIÓ FINAL

Primera.- Entrada en vigor

Aquesta Ordenança entrarà en vigor, un cop aprovada definitivament per l’Ajuntament i publicat el seu text íntegre en el Butlletí Oficial de la Província de Tarragona, quan hagi transcorregut el termini que preveu l’art.65.2 de la Llei 7/85, de 2 d’abril, de Bases de Règim Local.