Índex
Article 1 – FONAMENT LEGAL
Aquest reglament s’estableix a l’empara de l’article 38 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment comú que estableix una nova regulació dels registres administratius.
La finalitat del registre és aconseguir un sistema de control i de garantia interna i externa dels documents que es presenten a l’Administració i dels documents oficials que s’envien a altres administracions, entitats o a particulars.
Igualment, aquest Reglament compleix el que disposa l’apartat 5 de l’article 38 que obliga a l’Ajuntament a fer públic el lloc del registre propi i el seu horari de funcionament.
Article 2 – REGISTRES
2.1.- L’Ajuntament de Cunit ha de disposar d’un registre general en el mateix edifici de la corporació local. L’horari que s’estableix és de dilluns a divendres de 10 a 14 hores i de 16 a 19 hores els dijous.
2.2.- També han de tenir un registre general les entitats de dret públic amb personalitat jurídica pròpia vinculades o dependents de la corporació local. Si aquestes estan ubicades al mateix immoble que el registre general de l’Ajuntament, poden utilitzar el mateix registre general.
2.3.- Hi pot haver un registre auxiliar, previ acord de l’òrgan competent, si es considera necessari a la vista del volum o la naturalesa de l’activitat que es porti a terme i assignant-lo al departament o àrea administrativa corresponent.
2.4.- Els registres auxiliars estan vinculats al registre general de la corporació local amb el deure de comunicar al registre general esmentat tots els assentaments que efectuïn, d’acord amb el que preveu l’article 10.2.
Article 3 – ACCEPTACIÓ I REBUIG DE DOCUMENTS
Tots els registres han d’acceptar tots els documents que s’hi presentin o que es rebin, sempre que s’identifiqui l’emissor del document i que s’adrecin a qualsevol de les administracions públiques consignades a l’article 2 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre. L’Ajuntament de Cunit facilitarà el modelatge necessari dels documents adreçats a la corporació local.
Els documents que no compleixin les característiques esmentades anteriorment s’han de rebutjar.
Article 4 – TIPUS DE DOCUMENTS REGISTRABLES
4.1.- S’han de registrar els documents de sol·licitud i altre modelatge de document confeccionat per l’Ajuntament, com també els documents de correspondència. Aquests documents no s’han de registrar quan es trametin entre unitats que tinguin un mateix registre.
4.2.- No s’han de registrar els documents de propaganda, encara que s’hi especifiqui una destinació, ni els documents de què s’acompanyin els documents de sol·licitud de correspondència esmentats en l’apartat anterior.
Article 5 – ALTRES MITJANS DE TRAMESA DE DOCUMENTS
5.1.- Els nous mitjans de transmissió de documents per vies electròniques, informàtiques i telemàtiques han de garantir l’autenticitat, la integració i la conservació de la informació, com també l’efectiva recepció d’aquests documents, tant per als òrgans administratius com per a les persones interessades.
5.2.- Els documents que es trameten mitjançant fax han de passar pel tràmit de registre general. Quan es rebi per fax un tipus de document que s’hagi de registrar, s’ha de sol·licitar la tramesa del document original, en el termini màxim de 10 dies, i llavors registrar-lo i serà amb efectes des de la recepció del fax quan començarà a produir-se els efectes previstos a la Llei 30/1992, de 26 de novembre.
5.3.- Els telegrames només s’han de registrar quan es tracti d’un document que compleixi les característiques consignades als articles 3 I 4 d’aquest Reglament.
Article 6 – REGISTRE D’ENTRADA I REGISTRE DE SORTIDA
6.1.- S’han de registrar d’entrada tots els documents que compleixin les característiques consignades a l’article 4 d’aquest Reglament.
6.2.- S’han de registrar de sortida els documents oficials. A l’efecte d’aquest Decret, s’entén per documents oficials els documents emesos pels òrgans administratius que s’adrecin a altres administracions, entitats o a particulars.
6.3.- S’han de registrar d’entrada però no s’han de registrar de sortida els documents que es presenten en un registre i que tenen una destinació que no correspon a la del registre on es presenti el document, és a dir, documents adreçats a qualsevol altra administració. Aquests documents s’han d’enviar al seu destinatari dins el termini màxim de 48 hores, després que, en el seu mateix registre d’entrada, s’anoti la data en què s’envia aquest document per tal de controlar la tramesa.
Article 7 – CARACTERÍSTIQUES DELS ASSENTAMENTS
7.1.- Cada assentament corresponent a la recepció d’un document ha de contenir, almenys, les dades següents:
a) Número de registre, que és el número identificador del document.
b) Data i hora de presentació; aquesta dada indica el dia, l’hora i el minut en què el ciutadà presenta el document a qualsevol dels llocs de presentació consignats a l’article 38.4 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre.
c) Data d’alta al registre; aquesta dada indica el dia en què un document entra o surt d’un registre.
d) Tipus de document, que indica la naturalesa del document que es registra, d’acord amb la classificació que assenyala l’article 4.
e) Assumpte del document, que és un resum explicatiu del contingut.
f) Data del document, que ha de ser la data consignada al document que es registra.
g) Identificació de la persona interessada, l’organisme o la administració de procedència.
h) Identificació de la persona interessada, l’organisme o la administració de destinació.
7.2.- Cada assentament relatiu a la sortida d’un document ha de contenir les mateixes dades assenyalades a l’apartat anterior, excepte l’apartat b.
7.3.- En el cas del registre d’entrada i quan el document ja hagi estat registrat dintre de l’Ajuntament de Cunit s’ha de mantenir el número identificador del document que se li ha assignat.
Article 8 – SEGELLAMENT DE DOCUMENTS
8.1.- El document que s’hagi de registrar s’ha de segellar. Els segells del registre han de contenir les dades següents:
- Especificació del registre de què es tracta.
- Número d’entrada o de sortida assignat al document.
- Data d’alta al registre d’entrada o de sortida del document. En el cas de les entrades, s’ha d’especificar l’hora i el minut.
8.2.- No obstant el que disposa l’apartat anterior no s’han de segellar de sortida els documents especificats a l’article 6.3.
Article 9 – TRACTAMENT DE LES CÒPIES DELS DOCUMENTS AL REGISTRE D’ENTRADA
Si la presenta i ho sol·licita la persona interessada, s’ha de segellar, amb el segell del registre la còpia del document objecte de la inscripció, on també s’hi han d’indicar el número, el dia i l’hora. Aquesta còpia s’ha de retornar a la persona interessada.
Article 10 – GARANTIES DEL REGISTRE
10.1.- Els registres s’han de tancar diàriament i els assentaments han de quedar ordenats cronològicament d’acord amb la presentació o la sortida dels documents.
10.2.- Els registres auxiliars han d’enviar al registre general tota la informació dels assentaments efectuats. Aquests assentaments han de quedar integrats al registre general sempre que es disposi dels mitjans informàtics adequats.
10.3.- L’òrgan responsable del sistema d’informació del registre d’entrades i sortides de documents ha de garantir, en tots els casos, la certesa de les dades registrals.
DISPOSICIONS ADDICIONALS
1.- L’Ajuntament de Cunit ha de canviar el sistema de segellament de registre adaptant-lo a les necessitats i a l’articulat d’aquest Reglament.
2.- L’Ajuntament de Cunit ha de canviar el programa informàtic del registre d’entrades i sortides i adaptar-lo a l’articulat d’aquest Reglament.
3.- Les adaptacions esmentades en els punts primer i segon d’aquesta disposició addicional hauran de posar-se en funcionament des de l’entrada en vigor d’aquest Reglament.
DISPOSICIÓ FINAL
Aquest reglament entrarà en vigor el mateix dia de la seva publicació íntegra en el Butlletí Oficial de la Província i el seu període de vigència es mantindrà fins que s’esdevingui la seva modificació o derogació expressa.
DILIGÈNCIA.-
Cunit, a 2 de gener de 1997.- Per tal de fer constar que el present Reglament 9.12 del Registre d’entrada i sortida de documents va estar aprovat inicialment per la Corporació Municipal amb sessió realitzada amb data 10 de juliol de 1996, publicant-se l’Edicte inicial al BOPT núm. 239 de 17 d’octubre de 1996 i l’Edicte d’aprovació definitiva al 281 de 7 de desembre de 1996, consta de 10 articles, 3 disposicions addicionals i 1 final.
EL SECRETARI ACCTAL.,
Pedro Ruiz i Monje
